中山市档案馆档案利用服务指引
【作者】中山市档案馆 【文章来源】中山市档案馆 【成文日期】2019-12-31 【点击率】

 

为更好地向社会各界提供档案利用服务,做到依法用档,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等法律法规,结合本馆实际,制定本指引。

 

一、利用范围

(一)开放档案

1.中华人民共和国成立前形成的、经鉴定可向社会开放的档案;

2.中华人民共和国成立后形成的、一般自形成之日起满30年、经鉴定可向社会开放的档案。

(二)未开放档案

除经过鉴定并开放的档案以及按照相关规定经批准予以开放的档案外,均属于未开放档案。包括但不限于:

1.中华人民共和国成立前形成的、按照相关法律和政策规定应当控制使用的档案;

2.中华人民共和国成立后形成的、自形成之日起满30年已到开放期限但按照相关法律和政策规定应当控制使用的档案;

3.中华人民共和国成立后形成的未到开放期限且不能提前开放的档案。

4.向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人提出限制利用意见的档案。

(三)政府公开信息

本馆提供查阅中山市人民政府及其主要工作部门向本馆提供的主动公开信息的纸质文本、电子文本及相关资料。本馆所提供的公开信息解释权属公开信息形成单位。

(四)图书资料

本馆保存的公开出版物及可公开的资料。

 

二、利用手续

(一)利用开放档案的手续

1.国内公民持有身份证或学生证、驾驶证等合法证明,可以利用馆藏开放档案。

2.港、澳、台同胞和华侨,持本人回乡证或身份证等有效证件,可查询与本人或本人亲属有关的开放档案;利用其他开放档案,须有大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,或持上述单位的介绍信,介绍信上需注明持信人的身份和利用档案的目的与范围,经我馆审核同意后可予以利用。

3.外国组织和外国人,须有大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,或持上述单位的介绍信,介绍信上需注明持信人的身份和利用档案的目的与范围,经我馆审核同意后可利用馆藏开放档案。

(二)利用未开放档案的手续

1.单位公务利用的,持单位介绍信、经办人身份证等有效证件办理,介绍信上需注明经办人的姓名、身份和利用档案的目的与范围。本馆根据以下利用范围进行审核:

1)利用本单位档案的,按规定予以办理。

2)利用其他单位档案的,经本馆对其利用目的、利用范围进行审核,确认其利用要求合理的情况下予以办理。必要时,利用单位须出具档案形成单位同意利用的证明。

2.个人利用的,持本人身份证,说明利用目的和利用范围,向本馆提出申请,经审核同意后,可以利用涉及本人有关计算工龄、落实待遇等方面的档案。必要时,利用者须出具档案形成单位同意利用的证明。

3.利用婚姻登记档案的,按《婚姻登记档案管理办法》有关规定办理。

4.利用已故人员档案的,按《干部档案工作条例》有关规定办理。

5.外国组织和外国人要求利用未开放档案的,按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

(三)利用政府公开信息、公开出版物及可公开资料的手续

利用者持有效的身份证明,可以查阅政府公开信息、公开出版物及可公开的资料。

(四)预约查档及咨询服务

本馆可通过来函、来电等途径接受预约查档,提供档案查询利用范围及流程的咨询服务。预约及咨询电话:0760-88317693

 

三、档案的利用与公布

(一)档案的利用

档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。

1.利用者如需复制档案应提出申请,经本馆审核同意后予以复制。

2.未经本馆同意,利用者不得使用照相机、手机、电脑等器材设备拍摄档案(含档案数字化图像)。

3.利用者如需利用档案作为凭证可提出申请,说明具体目的与用途,经本馆审核同意后可出具档案证明。

4.利用者应当遵守国家有关法律法规,按要求签订《档案利用承诺书》。如违反相关法律法规规定,应当承担相应的法律责任。

5.本馆馆藏所有档案原则上不予外借出馆。

(二)档案的公布

档案的公布是指通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;通过电台、电视台播放;通过公众计算机信息网络传播;在公开场合宣读、播放;出版发行档案史料、资料的全文或摘录汇编;公开出售、散发或者张贴档案复制件;展览、公开陈列档案及其复制件等形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文或者档案记载的特定内容。

1.本馆馆藏的档案,依法由本馆或国家授权的机关公布。任何组织和个人未经本馆或有关机关同意,不得以任何形式擅自公布本馆馆藏档案。如需要以展览、出版、播放等形式公布档案,须向本馆提出书面申请,经审批同意、签订相关协议后方可公布。

2.所有用于公布的档案复制件,均须加盖本馆复制专用章及水印或在显著位置标注档案出处。

3.档案利用者应当承担不依法使用档案所造成的一切后果和法律责任。

 

                          201912

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