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档案术语

  • 跨年度文件材料如何确定立卷年度?

    跨年度文件材料应按以下方法确定立卷年度:
      跨年度的请示与批复,归入批复的年度;  
      跨年度的计划、规划、预算归入其内容针对的第一个年度;  
      跨年度的总结、决算归入其内容针对的最后一个年度;  
      计划和总结在同一文件内,根据其主要内容归入相应的年度;  
      跨年度的会议材料,归入会议开幕年度;  
      行政法规性文件,有的有起草年度、通过年度和生效年度,发文机关应归入通过的年度;  
      为某项工作或会议翻印的材料,放在使用的年度;
      跨年度的活动和某些专门性很强的工作形成的材料,可以在工作活动结束后集中立卷;

      表彰先进的文件材料应放在表彰年度。

  • 档案防虫防霉及温湿度调控知识介绍

        档案是对国家、集体和个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录,如红头文件、各类合同、图纸、照片、证书证件等等。由于档案具有不可替代的凭证和参考作用,须采取有效措施加以保护,以延长其寿命。
        一、防虫防霉知识简介
        目前,已知对档案和书籍有危害的常见的害虫有烟草甲、档案窃蠹、药材甲、花斑皮蠹、黑皮蠹、红圆皮蠹、毛衣鱼、书虱、蜚蠊、赤拟谷盗(偶发性)、米象(偶发性)等11种害虫。对这些病虫害的防治的基本要求,一是能有效杀死害虫,二是对环境不能有污染,更不能对人体有危害。目前较常使用的方法有低温冷冻杀虫、真空充氮杀虫、二氧化碳杀虫以及中草药防虫防霉等。
        利用中草药来防虫防霉是最简易低廉的档案保护方法。所谓中草药驱灭档案和图书害虫,就是利用药用植物的根、茎、叶、花、果实或种子中,含有多种不同的有机物质和极少量的杀虫活性成份,在虫子和霉菌体内经生物转化,变成有毒物质,产生生物活性,杀死害虫和霉菌。目前市场上较常见的中草药防虫防霉产品如“乐春天牌”天然芳香防霉驱杀虫药和“双宝牌”长效抗霉驱虫灵,都是效果很不错的中草药防虫防霉药物;其中,“乐春天牌”天然芳香防霉驱杀虫药,不仅适宜档案和书籍的保护,而且还适宜家庭衣物及皮革的保护。
        二、档案温湿度调控小知识
        高温和高湿对档案保护都是非常不利的。高温(高于30℃)使纸张失去安全水分而变脆,耐热差的油溶性字迹发生油渗扩散现象,使声像档案的载体材料变质,且有利于档案害虫的生长和繁殖;高湿(相对湿度高于70%)会加速纸张纤维素水解,降低纸张机械强度,使照片和缩微胶片乳剂层吸水膨胀,影响影像清晰度,同时高湿使耐水性差的字迹发生洇化褪色,且有利于档案有害生物的生长繁殖。一般来说,保存档案和书籍的温度应控制在14-24℃之间,相对湿度应控制在45-60%之中,处于这样温湿度环境有利于档案和书籍的长久保存。
        (一)降温
        目前较为普遍的方法是采用空调设备来降温。不论是采用集中式中央空调或局部式空调都可以,需要注意的是,热空气具有对流和传导的特性,因此,应注意做好室内外墙体的隔热措施,家庭藏书的房间应尽量避免阳光直接照射。
        (二)减湿
        遇到湿度较大的天气时,注意关好门窗,防止室外潮湿空气与室内空气对流交换,同时可采取机械除湿的办法,即用除湿机除湿。一般家庭若有较为贵重的物品如摄像机、照相机等,可选择使用一些吸湿物质来降湿,一般常用的吸湿剂有氯化钙和硅胶等。

  • 档案库房技术管理暂行规定

        第一章 总 则
        第一条 为了确保档案的安全,最大限度地延长档案的寿命,加强档案库房的科学管理,有效地提供档案信息为社会主义现代化建设,特制定本规定。
        第二条 档案库房技术管理应贯彻“以防为主,防治结合”的原则,切实做好温湿度控制和调节,防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。
        第三条 加强档案库房的技术管理,是实现档案管理现代化的重要方面,是档案馆的重要任务之一。档案行政管理部门要加强对档案库房技术管理工作的检查和指导。

        第二章 基本要求
        第四条 档案库房的技术管理工作,应有专人负责。省以上档案馆应设置技术管理机构,建立健全档案库房技术管理规章制度。
        第五条 档案库房技术管理人员应刻苦钻研档案保护技术,不断提高科学管理水平,努力成为技术管理方面的专家。
        第六条 通过加强档案库房的技术管理,应基本达到温湿度适宜,清洁卫生,无虫霉滋生。

        第三章 温湿度控制
        第七条 档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14~24℃,有设备的库房日变化幅度不超过±2℃;相对湿度应控制在45~60%,有设备的库房日变化幅度不超过±5%。
        第八条 保存母片的胶片库温度应控制在13~15℃,相对湿度应控制在35~45%。
        第九条 各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表,潮湿地区应配备去湿机,专门库房应安装空调设备。
        第十条 库房内外温湿度应定时测记,一般每天两次,掌握温湿度变化情况,随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料,每年进行一次综合分析,以便掌握库内外温湿度变化规律,制订综合管理计划。
        第十一条 空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。
        第十二条 档案柜架应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10厘米,柜侧间距不小于60厘米),成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降湿。
        第十三条 新建库房竣工后,应经6~12个月干燥方可将档案入库。

        第四章 虫霉防治与除尘
        第十四条 各档案馆应设消毒室或消毒箱,新接收进馆的档案经消毒、除尘后方能入库。
        第十五条 建立定期虫霉检查制度,发现虫霉及时处理。
        第十六条 配备吸尘器,加密封门或过渡门,除尘与防尘结合。有条件的档案馆可设置空气过滤装置,防止污染气体进入库房。
        第十七条 档案库房周围的空地应植树种草,搞好绿化,减少污染。对影响、恶化库房环境的污染源,应采取措施,及时清除。

        第五章 防火与防盗
        第十八条 档案库区必须配备适合档案用的消防器材,并按设备要求定期检查、更换。
        第十九条 安全使用电器设备,定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。
        第二十条 档案库房宜安装火警及防盗报警装置,并有切实可行的防盗措施。

        第六章 照明管理
        第二十一条 档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源,照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时,应对紫外线进行过滤。
        第二十二条 档案库房不宜采用自然光源,有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。
        第二十三条 档案在任何情况下均应避免阳光直射。

        第七章 档案保管状况检查
        第二十四条 对库藏档案应经常进行检查,发现问题,及时报告,并采取措施予以处理。
        第二十五条 每年定期对库藏档案进行一次抽样检查,掌握档案保管情况,为科学管理积累资料。

        第八章 附 则
        第二十六条 本规定适用于各级各类档案馆。各档案室可参照本规定的有关条款实施。
     

  • 档案的统计

        一、档案工作统计台帐
        档案统计,是指用表册、数字等形式,揭示馆藏(室藏)档案和档案工作情况的数量关系及发展的规律性。档案统计工作的内容概括起来主要有以下几项:
        1、档案工作规范化管理情况;
        2、档案工作人员情况;
        3、档案工作用房情况;
        4、档案保管和保护设施;
        5、室藏档案资料情况;
        6、档案数字化情况;
        7、检索工具情况;
        8、参考资料情况;
        9、档案资料利用情况。
        二、单位基本情况登记表
         略
        三、人名索引
        人名索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的人名及其简要情况著录下来,向利用者提供以人名为线索的一种查找性检索工具。
        人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引,这里主要介绍专题性人名索引的编写。专题性人名索引,是以馆(室)藏全部档案或若干全宗档案为著录对象,按单份文件将某一专题涉及到的人名都著录下来,组成任免、奖惩、职称、离退休等专题人名索引,以满足利用者需求,达到查找准确、迅速的目的。
        人名索引条目的排列方法一般采用姓氏笔画排列法,即按照姓氏的首字笔画数,从少到多排列,当姓氏首字相同时,可依据姓名第二个字的笔画数多少进行排列。也可采用汉语拼音,四角号码等方法排列。
        人名索引编写方法:
        1、姓名:填写所需编制的某人物姓名
        2、序号:填写该人物文件材料的顺序号
        3、年度、月日:填写涉及某人的文件形成年度及具体日期
        4、内容摘要:填写文件材料标题主要内容(如任免为副局长)
        5、文件责任者:填写文件材料的制发机关
        6、目录号(分类号):填写原文件所在案卷的目录号(件为单位整理、无目录号的文书档案,这里改成保管期限)
        7、案卷号:填写原文件所在的案卷号(以件为整理单位的这里改成盒号)
        8、页号:填写原文件所在案卷页号(以件为整理单位的这里改成件号
        四、文号索引
        文号索引是指将档案馆(室)藏永久、长期保存的档案根据文件不同字、号分类著录下来,向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。
        文号索引以不同年代,不同全宗的档案为著录对象,将永久、长期保存的档案中有文件文号的部分先按相同字分开,再在同一字中按号顺序排列编制成规范表格,排列成有关文号信息的目录,以满足利用者需求,达到查找准确,迅速的目的。
        文号索引编写方法:
        1、年度:填写文件的形成年度
        2、文件字号:填写文件的发文字、号
        3、月日:填写文件的具体形成日期
        4、保管期限:填写文件材料是永久还是长期保管
        5、文件题名:填写文件材料的标题
        6、目录号(分类号):填写原文件所在案卷的目录号(分类号)
        7、案卷号:填写原文件所在的案卷号(以件为整理单位的这里改成盒号)
        8、页号:填写原文件所在案卷页号(以件为整理单位的这里改成件号)
        五、专题目录
        专题索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的重要的、利用多的内容简要著录下来,向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。一般单位应该编制2种以上档案专题目录。专题索引以不同年代、不同全宗的档案为著录对象,将档案中涉及的重要内容(会议记录、机构设置、干部任免、奖惩、各类统计资料等)分别编制成规范表格排列成有关专题信息的目录,以满足利用者需求,达到查找准确、迅速的目的。
        专题索引编写方法:
        1、索引内容:填写某个专题的名称。例:“会议记录”“干部任免”等
        2、序号:填写某个专题先后顺序号
        3、文件责任者:填写文件材料的制发机关
        4、文件题名:填写文件材料的标题
        5、发文日期:填写涉及某个专题的文件形成年度
        6、发文字号:填写文件的发文字、号
        7、全宗号:填写档案馆给该立档单位的代号
        8、目录号(分类号):填写涉及某个专题案卷的目录号(分类号)⑨案卷号:填写涉及某个专题案卷的案卷号
        9、页号:填写原文件所在案卷页号(以件为整理单位的这里改成件号)
        10、备注:填写须要说明的内容
        专题索引编制完后,为了便于检索每个专题,一般要求在专题索引前编制专题索引目录,将所索引专题的内容和在索引中的具体位置做出说明。
        专题索引目录编写要求:
        1、序号:填写专题在索引中的先后顺序
        2、索引内容:填写每个索引专题的内容
        3、所在页号:填写每个专题在索引中的位置
        六、档案利用效果登记表
        七、档案接收移交登记表
        八、温湿度测量登记表
        九、档案销毁清册
        十、档案查阅登记表

     

     

  • 全宗卷及全宗卷的整理

        一、什么是全宗卷?它包含哪些内容?
        全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段,它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷,实质上是档案管理活动中所形成的“档案”,是档案管理活动的原始记录,是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”,但不是全宗内的档案,档案馆在管理上应单独存放并实施集中统一管理,可按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。档案室在管理全宗卷上宜用档案盒单独存放,不能与全宗混在一起,也不能将其作为全宗内的一个案卷对待,应该和档案目录、查借阅登记表等一起排放在专门的检索工具柜内。全宗向档案馆或向有关单位移交时,其全宗卷亦随同移交。
        全宗卷的内容大体分两部分:一部分是在档案管理和提供利用的过程中形成的文件材料;一部分是对立档单位及档案内容进行研究分析所编写的材料。具体包括:
        1、收集工作中形成的档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。
        2、整理工作中形成的整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
        3、鉴定工作中形成的鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
        4、档案保管工作中形成的档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。
        5、统计工作中形成的档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
        6、编研、利用工作中形成的全宗指南(全宗介绍)、机关工作大事记、开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
        7、档案管理新技术应用工作中形成的缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
        8、其他:检索工具目录、编研材料目录、台帐目录等
        档案馆(室)对其所管的每个全宗都必须以全宗为单位编制全宗卷。全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。全宗卷内的文件材料,应按照其固有的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。
        二、全宗卷的整理
        1、全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷,数量较多的可设分卷。
        2、整理组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
        3、卷内文件材料按问题一时间进行系统排列,排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。
        4、卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装订后装入卷盒。其封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者
        5、卷盒高度可根据需要分别设置3Omm、4Omm的规格。卷盒背脊印"全宗卷"三字,并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。

  • 全宗与立档单位

       一、全宗的定义:
    全宗是指机关、团体、企事业单位和其他组织或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体,一个立档单位在其全部活动中形成的档案即是一个全宗,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
        二、立档单位的定义及条件:
    立档单位是指形成全宗的单位,又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有:
        1、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文;
        2、是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;
        3、设有专门管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

  • 归档及归档工作

        一、什么是归档?
        归档是指各机关单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后,不得由承办单位或个人分散保存,必须由文书部门或业务部门整理立卷,定期移交给机关单位档案室保存。在我国,"归档"已成为党和国家明文规定的一项制度。在正常情况下,机关单位档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。
        二、归档文件整理基本要求:
        收集齐全完整,遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。收集工作是衡量档案室工作的重要标尺;文件之间的联系是多种多样的。在整理中,应根据文件具体情况,善于找出和保持文件之间相对紧密的联系。如区分全宗、全宗内按组织机构分类,都是保持文件在来源方面的联系;按问题分类,就是保持了文件内容方面的联系;按阶段或年度分类,就是保持了文件在时间方面的联系;按文件载体或形式分类,保持了文件在形式方面的联系。区分不同价值,重要的有长远利用价值的文件材料,需永久保管;在一段时间内有利用价值的定期保管;没有参考价值的不需归档。因此,要尽可能把不同保管期限的文件材料分开。整理的目的就是要便于管理和利用。
        三、如何判定归档范围?
        判定归档范围,归纳起来以三个为主,即以自己行文为主,以上下级隶属机关的来文为主,以内容与本单位有直接关系的为主。
        四、档案的分类
        根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
        目前在我国,通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案、声像档案、实物档案,科学技术档案又分为产品档案、设备档案、基建档案和科研档案;专门档案按业务领域进行细分。
        档案分类的基本原则:一是科学合理,即分类原则统一,分类没有交叉;二是稳定,确定的档案分类不应经常变动。
        档案分类的基本要素:全宗、问题、保管期限、年度。
        五、归档的方式:
        (一)立卷归档:
        1、案卷及立卷归档的定义 :案卷是指机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统的整理,整理的最终结果把零散的单份文件组合在一起,形成一个个文件数量不等的篇合体,这些文件的集合体就叫做案卷。这种把零散文件组合成案卷的工作就是文书立卷工作。立卷归档是指将办理完毕并具有查考保存价值的文件,依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。
        2、组卷归档的一般方法:
        (1)管理类文件材料一般采取以问题特征为主,结合其它(责任者、时间、文种、地区、通讯者)特征组卷。会议文件材料,一会一卷或数卷;工作计划、总结等文件材料一般按文种或责任者组卷;统计报表、名册等文件材料,按问题结合部门组卷;非诉讼案件的材料(含人民来信),可按问题和人名组卷,可一案一卷或数卷。
        (2)产品类、科研类、基建类、设备仪器类文字材料一般按所反映问题的有机联系结合时间组卷。文字材料较少或图样材料与文字材料密不可分时,图样材料与文字材料可混合组卷,一般文字材料排列在前,图样材料在后。密不可分的文字材料依次排列在一起。即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。图样材料按图样目录排列,没有目录的,按其内容反映对象的隶属关系和有机联系排列。
        产品文件材料一般按计划决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分别组卷。材料较少时,各阶段可合并组卷;材料较多时,可在各阶段内按问题、结构(部件或组件)或专业、系统分别组卷。机电产品图样材料按产品设计、工艺、工装分别组卷。
        (3)科研课题文件材料按科研课题研究阶段(立项准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用)分别组卷。
        (4)基建工程文件材料按基建项目立项、设计、施工、竣工四个阶段分别组卷。立项阶段文件材料按项目申报、地质勘探、工程征地、申照、招投标、工程监理等方面分别组卷。设计阶段文件材料按工程设计程序,即初步设计、技术设计、施工图设计三个阶段分别组卷。工程施工与竣工阶段文件材料,一般按单位、单项工程或专业分别组卷。
        (5)设备仪器文件材料按材料形成环节分别组卷。各个环节的材料较少时,可合并组卷;材料较多时,可按问题、专业、系统、工艺、部件等分别组卷。单体设备仪器文件材料,按其型号组卷。同型号的设备仪器文件材料,按其固定资产编号顺序分别立卷,一套图样材料的,归入第一台(套)设备仪器立卷。
        (6)会计类文件材料组卷应按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》进行。会计凭证由经办会计按形成时间顺序分别装订成若干册,一册为一卷;会计帐本一本为一卷;财务年报、季报、月报要分别装订成卷。
        (二)单件归档:
        顺其自然,单件归档。即顺应文件形成时的本来状况,按文件形成先后顺序以自然件为归档单位,逐件整理归档。既然要以“件”为归档单位,就首先要清楚“件”的含义。
        “件” 的含义——整理单位应为 “自然件”,即单份文件 .
        1、单份文件----单份文件,一份文件为一件。
        2、报表、名册、图册、书刊-----各种报表、名册、图册、书刊等,应按照其本来的装订方式,一册(本)为一件。
        3、正本与定稿-------文件正本与定稿一般应作为一件;定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿各为一件。
        4、正件与附件-------正件与附件一般为一件;如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件。
        5、正文与文件处理单-------正文与文件处理单(包括文件处理表、拟办单、发文稿纸、签批条等)应作为一件。
        6、原件与复制件-----原件与复制件(包括复印件以及抄件等)应作为一件。
        7、转发件与被转发件------转发件与被转发件应作为一件
        8、来文与复文、去文与复文-----包括:请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。外单位的来文与本单位的复文作为一件,本单位向同级或上级单位的去文与这些单位的复文可以各为一件

  • 档案、文件、资料的联系与区别

        一、档案与文件的联系与区别
        档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身,档案是文件的归宿。
        二、档案与资料的联系与区别
        档案和资料都是知识的载体,都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件,在一定条件下两者可以相互转化。两者的区别在于:
        1、同本单位实践活动关系不同。凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案;资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。
        2、对本单位所发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录,因此它具有历史的查考作用和凭证作用。而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料,对本单位的活动不具有凭证作用。

     

  • 档案工作人员基本道德要求

        档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业,是党和国家各项建设事业必不可少的环节。加强档案工作人员职业道德建设,对于充分发挥档案工作的作用,使档案工作更好地为两个文明建设服务,具有重要意义。要做好档案工作,对档案工作人员职业道德的基本素质有以下要求:
        一、档案工作人员要富有理想、坚定信念;
        二、档案工作人员要热爱祖国,遵守公德;
        三、档案工作人员要忠于职守,忠诚事业;
        四、档案工作人员要服务周到,全心全意;
        五、档案工作人员要遵守法纪,保守秘密。遵守法纪,保守秘密,是档案工作人员最基本的道德要求;
        六、档案工作人员要钻研业务,勇于实践;
        七、档案工作人员要熟悉新设备,掌握新技术。


     

  • 档案的保管

        这里所说的档案保管,是狭义的档案保管,即根据档案的成分和状况,所采取的存放和安全防护措施。其基本任务有两条:一是维护档案实体的秩序和状态,使档案在存放和使用中始终有序;二是维护档案实体的理化性状,使其免受人为的或自然因素的损害。
        档案的保管是档案馆室业务工作的中间环节。它能起到承前起后的作用。保管工作做好了,就能巩固档案的收集、整理、鉴定等工作的成果,并为统计、编研、利用等工作创造条件。否则,档案收集、整理、鉴定等环节工作成果就要受到损失,甚至会使档案统计、编研、利用等工作缺乏物质基础。档案的保管是影响档案寿命的重要因素。做好档案保管工作是充分发挥档案作用的前提条件。保管工作做好了,不仅能够确保室藏档案的完整与安全,而且能够做到存放有序,便于查找,促进档案作用的发挥,否则利用工作会发生困难。
        一、档案保管工作的指导方针
        档案保管工作的基本指导方针是:了解和掌握档案损坏规律,通过采取专门的管理措施,最大限度地防止和减少档案损毁,保证档案的物质和政治安全。具体讲,档案的保管应做到“五不”:①不散,同一全宗的档案应集中在一起保管;②不乱,各个全宗及其案卷或文件应按档案馆(室)既定的全宗顺序和分类体系排列,不得任意打乱其顺序;③不坏,杜绝或减少档案字迹褪色模糊、纸张变黄发脆、磁带放音失真等现象的发生;④不丢,档案载体不得随意丢失;⑤不泄密,档案内容涉及的机密不得泄露。
        二、档案的保管措施
        档案的保管包括三个方面:一是档案的库房管理;二是档案在流动过程中的管理,也就是档案在各个流通环节中一般的安全防护。三是档案与档案信息的协同管理。
        1、档案在库房中的保管。主要包括:
        (1)档案架(柜)的排放和编号。不同规格、不同式样的档案架、柜、箱应该分开排列,尽量做到整齐划一,并应注意最大限度地利用库房的地面与空间,同时也要便于档案的搬运和取放。为了便于管理,所有档案架(柜)应进行统一编号。编号方法是:自门口起从左至右编架(柜)号,每个架(柜)子的栏也从左向右编号,每栏的格自上向下编号。
        (2)装具所存档案标识牌的制作。即在每一列、每一组、每一层(格、箱)装具外面的醒目位置设置标牌并标明该列、该柜架、该层(格、箱)中所存放档案的起止档号,以方便检查和调还档案。
        (3)档案代理卡的编制。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片,每从库房中调用出一个或一组案卷号相连的案卷,就随手填写一张代理卡插放在所调出案卷的位置上,还卷时再将其取下。代理卡实际上是案卷不在其位时的代替物,可有效地防止误放现象。
        (4)制定进出库制度。档案库房是保存档案的重要场所,因此必须对进出的方式、时间、要求等作必要的限制和规定。比如,一般情况下,非档案人员不允许进入库房;到库房工作必须两人同行;任何人不得把易燃,易爆及生活用品等带入库房等。
        (5)库房温湿度控制。库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素。现有研究成果表明,档案库房较适宜的温度应在14℃—24℃之间,相对湿度应在50%—65%之间。为此,档案库房应配置一定的温湿度测量仪,随时测量库房温湿度的具体指标并作及时调控。
        (6)做好“十防”措施。档案库房要采取防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防有害气体、防鼠、防盗等措施。其中“防火”要求在装具、设施等方面消除火灾隐患,并安装防火报警器和自动灭火装置;“防水”要求库房内及附近不能有水;“防潮”与库房温湿度控制密切相关;“防霉”、“防虫”与“防潮”关系密切,要求在档案装具中放置防霉、防虫药品;“防光”要求窗户尽可能小一些,尽量遮敝户外日光中的紫外线照射;“防尘”要求装具保持清洁;“防有害气体”要求档案库房门窗坚固;“防鼠”要求在库房周围地面放置灭鼠药;“防盗”要求尽可能安装防盗报警装置。
        2、档案在流动过程的保管。档案并不是永远静止地存放在档案库房及装具里,而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。档案在流动过程中的保管,是指档案在搬运、整理、调还和阅览过程中对档案的保管,主要工作是防止档案受到机械磨损和污染。
        档案的机械磨损,通常表现为档案的揉皱、叠、挤卷、撕裂、穿洞等现象。档案的污染,表现为汗垢、油渍、霉斑、水斑、锈斑、墨水、油墨等污迹。这些现象常常是由于档案人员和利用人员粗心大意或不良习惯所造成的,因此,档案在流动过程中要倍加保护,培养档案人员和利用人员爱护档案的责任心,对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记与交接手续,做到责任分明。如果利用者在档案上勾划、涂抹,甚至出现撕损剪切等破坏性行为,必须按《档案法》及其实施办法的有关规定进行处理。
        3、档案与档案信息的协同管理。是新时期带给档案保管的一项新任务,大量电子文件的产生与归档,出现了档案实体与档案信息的双重保管局面,这要求档案工作者既要保管好档案实体,也要保管好档案信息,更要处理好二者的协同管理问题,做到查到电子档案可以快捷地调用到相应的纸质档案,查到纸质档案也可以快捷地调用到相应的电子档案。

  • 档案编研基础知识

        一、全宗指南(介绍)
        全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明,是以文字叙述的形式,较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。
        全宗指南通常全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。
        第一部分  全宗构成者沿革简介
        简介主要包括:立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间;地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域;内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况;经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。
        第二部分  全宗内档案内容和成份介绍
        这部分是全宗指南的核心,直接关系到整个全宗指南的编写质量,编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。
        档案内容和成份介绍主要包括:档案的来源、产生时间、数量;档案的内容、成份、可靠及完整程度;整理、鉴定、利用、编研情况;编制检索工具的种类与用途;档案是否遭受过损失或销毁,受损原因,时间、受损档案的具体内容,数量等。
        介绍的方式一般有以下三种:
        1、按问题介绍。以档案内容为主线,把档案内容分成若干问题,组成章节体系。每一问题要有确切的题目,题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。
        2、按组织机构介绍。以组织机构为主线,把立档单位的组织机构名称作题目,按一定顺序,分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。
        3、按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。
        介绍的方法多数采用一般介绍与重点介绍相结合的方法,即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍,对重要的,能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。
        第三部分  全宗指南的辅助材料
        为便于全宗指南的使用,可编制一些辅助材料,如人名、地名索引,目录、注释,立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定,需要则编。
        二、组织沿革
        组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的编研资料。
        组织沿革的内容大致有以下几项:⑴机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况;⑵机关的性质、任务、职权范围和隶属关系;⑶机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况;⑷机关领导人的任免情况;⑸机关名称的变更、印信的启用与作废,机关办公地点的迁移等。
        组织沿革可采用以下几种体例:⑴编年法。即按年度记述某一机关(地区、专业系统)的组织概况。它的优点是有关该组织的材料按年度集中,便于按年度查核。⑵系列法。即以组织机构或问题形成系列,分别记述其沿袭变化的始末概况。它的优点是能比较系统地揭示各组织机构或各方面的发展脉络。⑶阶段法。即根据机关发展变化的特点划分为若干个历史阶段,在每个阶段中再分别记述各方面的情况。这种方法吸收了前两种体例的优点,兼顾了时间和系列纵横两个方面的适当结合。上述三种体例,各机关可根据实际情况加以选用。
        组织沿革通常由标题、序言(或编辑说明)和正文组成。编写时应注意:⑴内容全面,材料翔实。⑵结构合理,脉络清晰。⑶组织沿革可用文字,也可用图表的形式, 最好是图文并茂。通常对历史沿革,主要职能任务等用文字叙述、机构人员变化用图表。⑷注明时间断限。
        三、大事记
        大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生重大事件和重要活动的编研资料。大事记的名称比较灵活,有称大事年表、大事纪要、大事编年、大事辑要、纪年、日志等。大事记有叙述和表格式两种表达形式。采用叙述式,可将大事记记载详细;采用表格式,则较简练的记载大事,具体编制时,可根据需要选择。
        大事记一般采用编年体,按照年、月、日依次排列大事。
        第一、大事记的编写内容
        大事记的内容主要由大事记述和大事时间两部分组成。
        大事记述是大事记的核心部分。一般说,凡是涉及全局性的事件,重要活动、典型事件,以及对工作和历史发展有重要影响的事件,均应列为大事,具体应做到:一要立足于本地区、本系统、本单位的工作活动;二要根据本单位的性质、任务及主要职能活动来选择大事、要事;三要突出本地区、本单位的特点,注意选择反映一定时期的中心工作和任务的大事、要事。在选择和确定大事时,要注意选用确属重大事件的材料,把握一定的时空范围,事件特点及相互关系。
        大事具体范围有:⑴有关路线、方针、政策、法律、法令、规章制度的制订、贯彻和实施。如发布重要文件,发布本地区、本机关的重大决定和规划、领导的重批示和讲话等。⑵有关重要会议和重大政治活动。如各种代表大会(党代会、人代会、政协代表会、共青团、妇联、工会等代表大会,机关、企业的联工代表大会等),重要的表彰会议、工作会议、学术会议等。⑶有关地区或机构的组织沿革。如行政区划和地名、体制的变,机构的设立、撤销、合并,机关隶属关系和职能范围的变化、主要领导人的任免。⑷有关各条战线的重大变革和成就。如重要的经济活动与文化活动,生产和经营上的重大发展,科学技术方面的新成果,基本建设主要项目的开工和竣工情况,教育、卫生、管理等方面的新举措及成效等。⑸有关外事与外贸。如重要的出访、来访活动,涉外协议、合同的签订等。⑹事故、特殊事件等。主要包括本地区、本机关的重大灾害、重大事故、重大案件以及各种突发事件、特殊事件、新生事物等。
        大事时间是大事记的重要部分。任何一个事件,都是在一定的时间内发生、发展、结束的。因此,对每一件大事,必须准确记载年、月、日,特别重大事件时间应更准确,重要历史事件应标明年号、朝代。如有的大事查不出确切时间,应加以考证或留在以后补充。
        第二、大事记的编写要求
        大事记是使历史再现的严肃工作。因此,编写大事记要坚持历史唯物主义的观点,坚持实事求是的原则,尊重历史、尊重事实,维护历史的本来面目,客观地加以记述。具体要求是:⑴观点正确,取材真实;⑵文字简洁,简明扼要;⑶只记史实,不加评述。
        四、基础数字汇编的编写
        基础数字汇集是以数字的形式,反映某地区、某专业系统、某单位或某一方面工作历年基本情况的参考资料。
        基础数字汇集有综合性、专题性两种体例。综合性基础数字汇集,即系统地综合某地区、某专业系统、某单位全面情况的基础数字。就一个地区而言内容包括自然环境、行政区划、人口、民族、土地、地矿、农、林、牧、副、渔、工交、宣传、文、教、卫、财政、金融等方面数据。就一个单位而言内容包括机构编制、固定资产、劳资、经济、物资、福利、基建、设备、产品、生产经营、教育等方面数据。专题性的基础数字汇集,即系统地记载或反映某一方面或某个专题的基本情况的基础数字。
        基础数字汇集大多按年编写,一年一续,一般采用表格形式,兼附文字、图形。
        基础数字汇集编写是一项严肃的科学性工作,要求认真负责,一丝不苟;数据集中完整,准确无误;类项规范系统,符合逻辑;形式灵活多样,方便利用。
        五、专题、会议、产品及科技成果等简介的编写
        1、专题简介的编写
        专题简介是以文字叙述的形式,简要地记述和反映某一方面的工作,生产或其他社会现象,自然现象的产生、发展变化情况的参考资料。
        专题简介包括的内容和专题的名称很多,各单位可根据本单位工作职能,工作任务来选择专题编写。专题简介有反映各类代表会、重要工作会、专业会的,如:《历次党代会会议简介》、《全市计划工作会议简介》等。有反映单位主要工作,专业职能活动的,如《历年工作发展基本情况》、《历年水灾情况汇编》、《地区矿产资源分布》、《大案、要案汇集》、《地方病防治情况》、《教育改革成果汇集》、《五好家庭事例汇集》、《市场调查报告集锦》、《安全事故情况汇集》、《档案利用实例汇集》等。
        专题简介的编写要尊重历史事实,坚持实事求是,客观地加以汇述。具体要做到观点正确、取材真实;文字精炼,简明扼要。
        2、会议简介的编写
        会议简介是是利用会议档案材料,扼要介绍各机关、团体、专业部门、企业事业单位召开的一些重要会议的过程和内容,反映出每一次会议的基本情况的的一种专题参考资料。
        会议简介的种类有党代表、人代表、政协会、工代会、团代会、妇代会简介,以及这些会议的全体会议或常委会议简介,还有重要的专业会议简介等
        会议简介的作用是便于机关领导及有关部门系统了解历次会议的情况,为再次组织会议和总结经验时作参考。
        各种会议的主题内容和形式不同,编写简介也应因会制宜,因会而异,会议简介的内容包括:会议名称、届次、会议召开的起止时间;出席会议的代表和列席代表的人数及其所代表的范围;会议的主要任务;会议的主席团组成情况及会议主要议程会议形成的决议、决定和讨沦、选举结果的情况;会议的历史意义与功绩;会议期间遇到意外的情况等。
        会议简介可根据会议的具体内容,采用表格与文字叙述式,表格式即用表格的形式将历次会议的内容编入表格里,按会议的的先后次序编排成册。叙述式就是用文字将历次的内容叙述清楚,将会议的先后编制成册。文字叙述形式灵活,会议内容需详则详,需略则略,不受束缚。
        编写会议简介是一项政治性、科学性、技术性很强的工作,它可以起到宣传、贯彻会议精神和指导工作的作用,为系统地研究各机关、团体、专业部门、企业事业单位的发展积累史料,也能为今后再次召开有关会议提供借鉴。在编写时要求,分别编写,连续不断;结构完整,层次分明;内容全面,重点突出;文字简练,评述准确;实事求是,秉笔直书。
        3、产品简介的编写
        产品简介,是根据产品档案的内容编制的一种向用户宣传产品用途、性能、技术指标等的参考资料。
        产品简介的内容一般包括:产品名称、产品的型号、规格、性能、特征;产品的用途、适用范围、使用特点、质量状况;产品制作过程中一些可以公开的技术数据、鉴定结果、获奖情况、用户反馈意见;产品的生产厂家、地址、参考价格、联系电话等,有条件的可附上产品和获奖证书等有关照片。
        产品简介一般采用文字叙述的形式,要求每种产品编写一份简介,然后汇编成册。产品简介汇编的编排,可以产品型号为分类原则,按从大型产品到小型产品、从元器件到配套产品、从复杂产品到简单产品的顺序排列,但要注意系列产品的成套性。
        4、科研成果简介
        科研成果简介是档案部门根据科研成果档案编写而成的一种系统的参考资料。它可为利用者使用科技成果档案提供简明、系统的资源信息,也可供单位之间的科技成果交流、转让使用。
        科研成果简介的主要内容:科研成果的名称;科研依据,即由谁定的题,哪一级下达的计划;主要参加人员及成员的简要情况;研制时间和过程,即从何日定题至何时鉴定;其间遇到的难题以及解决难题和技术攻关的状况,采取的措施等;鉴定情况,包括鉴定的时间、级别、参加鉴定成员及其简要情况,鉴定评价结果;成果应用和推广情况,包括取得的社会效益和经济效益等;档案材料的归档情况,是否齐全,整理质量如何,档案存放地点等。
        科研成果简介一般采用文字叙述形式,要求每个项目编写一份简介,然后按一定规律汇编成册。
        5、基建工程项目简介的编写
        基建工程项目简介是档案部门根据基建档案编写而成的一种系统的参考资料。它可为利用者了解本单位基本建设的情况提供档案信息,也可为本单位领导、工程技术人员进行新的基建项目的决策,设计、建设提供系统的参考。
        基建工程项目简介的主要内容:基建工程项目名称、代号;建设依据,由谁定的和竣工时间;工程投资情况与工程造价;占地面积与建筑面积;建筑特点,包括建筑物总高度、层数、基础和主体结构、内外装修等;实耗钢材、水泥、木材情况;工程建设负责人、设计、施工单位与责任人等;工程质量评价结果;档案材料归档情况,是否齐全完整,整理质量如何、档案存放地点等。
        基建工程项目简介一般采用文字叙述的形式,每个项目编写一份简介,然后按照工程性质、重要程度、建设时间等进行编排汇编成册。
        六、档案利用实例汇编的编写
        档案利用实例汇编是将利用档案后产生了经济效益或社会效益的典型事例集中起来汇编成册的一种参考资料。
        每个典型事例的主要内容:利用档案的时间、地点;利用档案的目的;利用档案的内容、成份、数量、人次;利用档案所产生的经济效益和社会效益;对效益突出的作出正确评价,利用科技档案效益明显的要用《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》进行计算。
        每个典型事例要取材真实,文字精练,简明扼要,注明来源。然后将事例按一定规律汇编成册。
        七、发文汇集的编写
        发文汇集,是发文机关(或单位)将其每一年或一年度的发文,全部集中在一起,按发文顺序号排列起来,汇集成册(卷)的文件汇编。它是一个机关(或单位)所有自制文件的组合总汇,反映、揭示机关(或单位)的职能活动。发文汇集的特点是材料集中,时间针对性强。
        根据《机关档案业务建设规范》规定和《湖南省档案工作规范化管理标准》中有关规定,机关档案部门都应编写发文汇集。 发文汇集作档案编研资料管理。
        1、发文汇集的内容和作用:
        单位发文主要有两个方面的内容:一是编有文号的“红头文件”;二是没有编号的文件材料。
        发文汇集的作用:一是全面反映了本机关的主要职能活动以及文件的数量与类型,便于本机关频繁利用的客观需要和文件统计工作;二是发文汇集便于按文号、时顺、文种检索;三是发文汇集是一种档案副本,可以代替档案功能,利用保护档案原件;四是机关档案按规定向地方档案馆移交后,发文汇集任然可以留存本单位长期使用。
        2、发文汇集的编排方法:一是时顺编排法。将一个年度的全部发文一律按时间顺序排列;二是文号编排法。“即先将有发文号的文件依文号顺序排列”; 三是文种编排法。发文量大的立档单位,除“红头文件”按文号编排汇集成册外,还可以将一年的会议文件,简报、规章制度、布告公告、合同协议、总结汇报等有关种类的文件单独汇编成册。比如政府办,县委办就需要这样做。四是对无发文号的档案文件,依其产生的时间先后赋予‘档编×号’”;五是遵循发文号在前、‘档编号’续后的顺序,取大体相等份数(100页左右)的档案文件,依此分存若干卷夹里,组成保管单位”;六是在每一案卷封面上书写全宗名称、起止发文号或档编号、第二套、年代、件数;
        3、编制发文汇集时,以下几个问题要注意把握:一是本单位与若干个单位联合发文,尽管发文字号是其他单位的,但该文件仍是本单位印发的文件,应列入发文汇集的组编范围。二是本单位草拟的反映其主要职能工作的,且需要以上级党委和政府名义下发的文件,是上级党委和政府制发的文件,而不是本单位的文件,不应列入其发文汇集的组编范围。三是本单位针对其他单位请示的批复,是本单位正式印发的文件,应列入发文汇集的组编范围。但由于其他单位的请示文件与该批复联系较为密切,不宜分开,所以档案室应将请示与批复作为一份文件编入发文汇集。四是本单位制发的无发文号的文件,是该单位发文的有机组成部分,如果“汇集”中不收这些文件,会使一个单位发文的完整性受到破坏。因此,这些文件应编入发文汇集。但因这类文件的构成比较复杂,而且单位往往会对其进行处理,如一些专题会议形成的领导讲话、工作报告、典型材料,通常在会后以正式文件的形式印发,即使不再正式发文,有的会出专题会议文件材料汇编。又如,“情况反映”、“参阅件”、“快件”、“工作通讯”等简报类材料,单位会按期汇集成册,一般不与发文汇集装订在一起。鉴于此,建议档案室(馆)在维护单位发文的完整性的前提下,对这类文件的组编范围和标准进行具体的分析。五是在组编发文汇集时,发文机关(或单位)对其每一年或一年度的发文,应先将有发文号的文件依文号顺序排列,对无发文号的文件依其产生的时间先后赋予‘档编×号,遵循发文号在前、‘档编号’续后的顺序,组织保管单位。六是发文汇集不宜过简,也不宜过杂。“汇集”过简,即只片面地收入有发文号的文件,排斥无号文件,影响机关发文的完整性;“汇集”过杂,只要是机关的发文,一概收编成册,主次不分,杂乱无章,人为造成档案资料不必要的大量重复,导致文件档案两不分。
        八、专题文件汇集
        专题文件汇集是将一个专门问题的所有文件汇集成册,全面、系统地反映该问题文件数量和内容的一种档案副本。专题文件汇集可作档案编研资料保存。
        专题文件汇集的编辑方法是:选定本单位或社会各界特别需要利用的,而且平时利用频繁的档案为专题,将这一专题的各年、各级、各类文件的副本或复制件汇集起来,按“级别—时间”的顺序排列编目,装订成册。
        档案馆、室都要根据利用需要,编辑专题文件汇集,以便全面、系统提供利用专题档案和更好地保护这些专题档案原件。
     

  • 档案保护技术基本知识

        档案保护学是研究档案制成材料变化规律和保护档案的技术方法的一门学科。保护档案的方法,可以追溯到遥远的古代。在三千多年前的殷商时期,人们就将甲骨档案穿扎成册或按包捆好,保存在专门的洞穴里。到了周朝,档案被看作“宝物”,存放到周王室认为至高神圣的地方---宗庙保管。后来汉代的石渠阁、兰台、东观,唐代的甲库,宋代的架阁库等,都是专门用来保管档案的库房,在建造时都考虑到了档案保护的特殊要求。坐落在北京天安门东面南池子口德明代的皇家档案库房---皇史宬,至今完好无损,更是我国古代档案保护技术比较发达的一个重要标志。
        档案保护学研究的任务就是最大限度对档案制成材料进行保护,在一定范围内防止外因发生,延缓材料损坏速度,对已损坏的材料进行修复,延长档案利用寿命。
        档案保护技术可以分为三个方面:一是防护技术,主要研究档案库房建筑,设备和库房管理,研究各种有害因素对当案的危害及保护档案的措施;二是修复技术,主要研究档案的去污、去酸技术和被损坏了的档案的修复;三是复制技术,包括手工复制、静电复印和缩微复制等。
        档案保护技术研究的内容:一是材料损坏的内因——主要从档案制成材料的分子结构、物理化学结构探讨其耐久性;二是材料损坏外因——外界条件加速制成材料发生损坏,使其耐久性下降。外因指档案的存贮环境和人为损害。档案保管保护的任务就是为档案创造良好的存贮环境和条件,努力改善影响档案寿命的外部因素。世人曾发出过“插架深深多如笋,世人何曾见唐本“的感叹。当敦煌莫高窟石洞里藏的六朝、唐人写本被发现出来后,人们的眼界大开了,研究这个石洞,它之所以能够完好地保存万本一千多年的写本,就是因为那里有个长期稳定的良好存贮环境,并且没有人为的磨损和破坏。这说明人们对档案的保管保护是能够有所作为的,完全可以通过改善存贮环境,减少人为磨损和污染来延长档案的寿命。三是保护技术工作——坚持“以防为主,防治结合”八字方针。“防”能够将危害解决在发生之前,或者克服在萌芽之中,防患于未然。这是一种积极的态度;“治”则是在危害发生之后,是不得已而为之,亡羊补牢,这是一种被动措施。所以档案馆、室的档案保护工作重点应该放在防止大多数档案不遭损害上。
        第一、档案制成材料的耐久性
        档案制成材料的耐久性的好坏是决定档案寿命的重要因素。
        1、档案载体材料
        (1)种类:甲骨、金石、竹简、缣帛、纸张、录音、录像带、光盘、磁盘。其中纸张是档案的重要载体材料。
        (2)纸张的耐久性的决定因素: ①造纸植物纤维原料的质量。种毛纤维原料最耐久,如棉花;韧皮纤维原料较耐久,如树皮制作的麻类;禾本科植物原料不耐久,如草类(麦杆、竹子)。②造纸植物纤维原料化学成份的性质。最好的是纤维素,半纤维素次之,木素最差。③制浆造纸工艺过程(略)。
        (3)纸张的老化:纸张老化指在外界各种不利环境作用下,纸张主要化学成分发生不可逆的化学变化,从而使纸张性能下降的过程。原因:一是主要化学成分的变化:纤维素和半纤维素水解、氧化、氧化降解、光解、光氧化作用;木素氧化和光解反应。二是纸张内部的有害物质:酸、氧化剂等。三是外因—高温、高湿、光线、酸、氧化剂、空气污染、有害生物等都会引起纸张老化。
        2、档案的字迹材料
        (1)种类:墨、印泥、感光材料、磁性、激光。
        (2)决定字迹耐久的因素。①色素成分:它有三种,一是碳黑最耐久;二是颜料较耐久(比如蓝黑墨水);三是染料不耐久(比如纯兰墨水、复写纸)。②转移固定方式:它有三种,一是结膜式,比如墨汁最耐久;二是吸收式,比如蓝黑墨水、圆珠笔较耐久;三是粘附式,比如铅笔不耐久。
        总的评价:最耐久的是墨、墨汁、黑色油墨(永久档案必须用这种材料);较耐久的是彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、铁盐蓝图(30年或长期保存的档案可用这种材料);不耐久的是纯兰墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔、重氮盐蓝图(只有10年或短期保存的档案才能用这种材料)。
        (3)几种新型字迹材料的耐久性
        (1)静电复印字迹—较耐久字迹材料
        (2)激光打印字迹—较耐久字迹材料
        (3)热敏传真字迹—不耐久字迹材料。所以对于重要的传真件要先复制存档。
        3、环境条件对字迹耐久性的影响
        字迹耐久性下降的表现—退色、洇化、模糊。
        ①温度—高温使字迹发生油渗扩散,严重时字迹会模糊不清;会加速某些有害物质对字迹的破坏。
        ②湿度—高湿使耐水性差的字迹扩散;加速某些有害物质对字迹的破坏。
        ③光—破坏色素成分中的发色团引起退色;使NO2等某些有害气体生成初生态的氧和臭氧,使字迹氧化退色。
        ">④酸、碱—造成字迹退色。
        酸性字迹:蓝黑墨水、纯蓝墨水、红墨水不耐碱性有害物质。
        碱性字迹:圆珠笔、复写纸不耐酸性有害物质。
        ⑤氧化剂—空气中的NO2、O3、Cl2和其他氧化剂作用于染料发色团,字迹退色。
        ⑥有害气体—氧化性有害气体、酸性有害气体等作用于不同字迹材料,使字迹退色。
        ⑦灰尘—落在档案上会遮盖字迹或在利用过程中磨擦,使字迹模糊不清。
        4、新型载体材料的保护
        新型载体材料种类有机械录音(唱片)、照片、磁性、光盘。它们比纸张更为娇贵,耐久性更差。保护措施总的要求:一是严格操作程序,拿VCD带等一定要戴手套,尽量保护它的表面,不去损坏;二是选择装具,单独存放,比如“防磁柜”装具;二是有适宜的温湿度,温度14℃—24℃,湿度40%—60%。
        (1)胶片档案的保护
        胶片是以透明软片为支持体(片基)的光材料,分银盐胶片和重氮盐胶片。
        保护方法:建立健全检查制度;控制环境温湿度。一般胶片14℃-24℃,相对湿度45%-60%;防光(库房无窗、或采取遮阳);防火(严禁烟火,定期检查线路);保持库房清洁;不同胶片要分开存放,特别是硝酸片基。
        (2)磁性记录档案的保护
        磁性记录档案是利用电磁感应原理将声音、图像和数据变成电信号使磁性材料发生选择性磁化来保存声音、图像、数据。
        保护方法:①防止外界磁场干扰,避免消磁。外磁场源如电视机、电动机、变压器等。②防高温。温度越高复印效应越大;有些带基不耐热容易老化,胶粘剂软化,造成磁带发粘,磁粉脱落。 ③防高湿。磁带具有一定吸湿性,造成带基尺寸不稳定;容易长霉;有些带基和胶粘剂容易发生水解反应。 ④防低湿。带基产生静电,易吸尘,信号失真;带基干燥发脆磁粉脱落。⑤防机械划伤。⑥防尘,保持空气清洁。⑦防震。
        (3)光盘载体档案的保护
        ①光盘是利用激光技术记录存储和再生信息的一种特制圆盘。特点是记录密度高,存储容量大,数据传播速度快,保管空间占用面积小,检索迅速,传播方便,容易复制。
        ②光盘种类和记录方式:一是只读型光盘(CD-ROM)—只供读出信息,不能追加记录和擦除重写。二是追记型光盘(WORM)—只供一次记录信息,不能修改。三是可擦写型光盘(E-RW)—可多次擦除记录信息,重新写入。
        ③保护方法:一是减少使用次数。二是防空气中的环境污染物。破坏光盘的灵敏度,影响读出信号的功率,误码率提高。三是控制环境温湿度。适宜的温湿度    14-24℃;45-60%. 四是保持信息读取面的清洁,防止受污和机械损伤。五是防外力冲击。
        第二、档案保护环境控制技术
        档案制成材料的损坏原因有内因和外因两个方面。外因除了人为的因素以外,主要是指档案周围的环境因素、生物因素等。人为因素主要依靠档案人员和利用人员不断提高自身科学文化素质、加强个性修养来逐渐解决;环境因素与生物因素,实质上是一致的,涉及档案保管的库房建筑与室内外环境的各个方面,包括库房选址布局、温湿度控制、光线安排、生物防治、污气治理、设备安装与维修等。无容置疑,通过控制档案保管环境,完全可以实现有效保护档案的目的。当然,外因是通过内因来起作用的。因此,我们需要根据档案自身的特性,来加强档案保管环境控制技术的研究。
        1、库房选址布局
        库房总体要求:坚固、适用、经济、美观,并有利于保温、隔热、防潮、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防火、防盗等。
        ①数量要求:做到三分开,办公房、阅览室、存放档案的库房一定要三分开。
        ② 库房容量:要有保存20年左右的文书档案、会计档案等空间。
        ③ 层次要求:不顶天,不立地。
        ④ 承重要求:400kg/m2。
        ⑤ 位置要求:要紧挨办公室,利用方便,不能放东西头,要放中间,不挨近厕所、火源。
        2、设备: ① 档案装具设备有档案柜、密集架。 ②空调设备。③温湿度控制设备有去湿机、加湿机、温湿度自控仪。 ④消防设备有灭火器、报警装置。 ⑤ 安全设施有铁门、铁窗。⑥消毒设备有消毒柜。
        3、库房温湿度控制技术
        第一、不适宜温湿度对档案的影响
        (1)高温   30℃以上
        ①档案纸张平衡水分减少,出现纸页翘曲干燥,机械强度降低;
        ②加速各种有害化学物质对档案载体材料的水解和氧化等反应,纸张、胶片片基、磁带带基、光盘保护膜等老化或腐蚀。
        ③加速染料字迹及彩色胶片影像材料的酸、碱、氧化反应,使其退色。
        ">④使耐热性差的油溶、蜡溶字迹发生油渗,模糊。
        ⑤增加磁记录材料的复印效应,升高10℃,噪音增加1分贝。
        ⑥加速有害生物的生长繁殖。最适温区20-35℃;
        ⑦增加SO2、NO2、Cl2等有害气体的溶解度;
        ⑧影响光盘读取。
        (2)低温
        ①温度低于结冰点,材料发硬发脆,强度下降。
        ②温度低于露点温度,增加材料表面的水分,引起一系列有害物质反应。
        (3)高湿    70%以上
        ①导致材料发生水解,耐久性下降。
        ②有些高分子物质吸水膨胀,发生变形。
        ③水溶性字迹材料吸水洇化,模糊。
        ④酸性有害气体溶解于水,生成相应的酸,加速档案制成材料的水解。
        ⑤有利于有害生物的生长繁殖。霉菌72%;昆虫70-90%。
        (4)低湿    30%以下
        ①湿度过低,材料失水,容易发脆,胶片乳剂层脱落,磁粉脱落,纸张耐折度下降。
        ②湿度过低,载体材料失水收缩发生形变。
        第二、温湿度控制技术。
        (1)标准要求:温度14℃—24℃上下浮动±2℃,相对湿度45—60%上下±5%。
        (2)相对湿度的测量。仪器有自动温湿度计。
        (3)温湿度的控制。
        ①人工调节。措施一是通风:自然通风和机械通风。自然通风是打开门窗通风、机械通风是利用电风扇通风、二是密封(密闭—防止或减弱库外不适宜温湿度对库内影响,保持库内温湿度稳定)、三是添置厚窗帘(要求深色、厚、两层)。四是利用吸湿剂去湿。比如生石灰(CaO)、氯化钙(CaCl2)硅胶(SiO2)(硅胶吸潮是利用大量的微孔,强烈的毛细作用,使水蒸气进入微孔而凝聚在内。它是无色半透明的颗粒,无臭,无腐蚀性,不溶于水,吸湿率可达70%,吸水后不溶解,不污染物品)、活性炭(C)等。他们能够吸附或吸收空气中水分的物质,降低库房湿度。
        ②机械调节。用空调、去湿机等机械调节库房温湿度,使之稳定在规定的范围内。去湿原理:在密闭库房里,通过制冷剂氟里昂(freon)将空气温度降到露点温度以下,一部分水蒸气凝析成水达到去湿目的。
        ③自动调节。用温湿度自控系统达到恒温目的。
        ④光线调节。可用厚窗帘、白炽灯。
        4、档案防光
        (1)光对制成材料的危害
        ①对纸张的危害—直接破坏纤维素,纸张强度降低,颜色发黄;加速纤维素氧化,在潮湿条件下,破坏性更大。
        ②对字迹的危害—色素成份中的发色团遭到破坏,引起字迹不同程度退色。
        ③对胶片的危害—影响片基稳定性,导致片基柔性下降,脆性增大;会使胶片粘结,影像不清。
        ④对磁记录档案的危害—加剧磁性分子运动,破坏磁记录档案信息;改变磁状态,影响磁记录档案耐久性。
        ⑤对光盘档案的破坏—使其外保护层软化,加速老化;紫外线会使光盘表面平直度下降,误码率升高。
        (2)防光措施
        ①合理确定档案库房照度标准。
        库房照度不低于50LX(勒克司)、阅览室照度不低于150LX。
        ②限制光的照度值。
        窗户位置—减少光通量  北 < 南 < 东 < 西
        窗户结构—减少光通量  无窗、小窗、狭长窗、多层玻璃窗、百叶窗
        窗户玻璃—减少光通量  毛玻璃、花纹玻璃、吸热玻璃、茶色玻璃、彩色玻璃
        窗户遮阳—减少光通量  厚窗帘、遮阳板(水平式、垂直式、综合式、挡板式)
        减少档案利用过程中的辐射强度和作用时间。
        ③滤紫外线。
        利用深色玻璃、花纹玻璃;
        利用紫外线吸收剂(吸收膜、KH—1型涂料);
        库房内光源以白炽灯为宜。
        避光保存。
        5、污染物的防治。
        (1)污染物对档案的危害
        污染物包括硫化物、含氮氧化物、氯气、大气尘。其中,大气尘对档案的破坏作用有:①落在档案上,随着档案的翻动和移动,使档案制成材料发生机械磨损;②灰尘中含有粘性物质(粘土),容易吸收空气中的水分使纸张粘连在一起,日久天长就形成了“档案砖”(县总工会档案室保存的图书就因为灰尘和潮湿很多都变成了“档案砖”,难以撕开);③有些灰尘带有酸、碱性,从而使档案纸张和字迹材料遭到破坏;④有些灰尘带有颜色,落在档案上会使档案逐渐变为灰色,影响阅读;⑤传播霉菌等。
        (2)空气污染物的防治:①正确选择库房的地址;②库房经常性实行密闭;③对库房空气进行过滤与净化(净化—库内放置盛有碱性溶液的装置,用中和方法除去酸性有害气体。过滤—用固体吸附剂(活性炭、硅胶等)表面的粗糙不平和缝隙吸附有害气体和灰尘);④对档案库房的内表面进行防尘处理,比如安置纱窗、配置吸尘器;⑤做好库房内的清洁卫生工作。
        6、有害生物的防治
        第一、有害生物对档案的危害
        (1)微生物—霉菌
        ①对纸质档案的危害:分解制成材料,降低纸张强度;增加酸碱度,加快纤维素水解,字迹退色、扩散;污染档案;增加档案湿度,形成档案砖。
        ②对声像档案的危害:分解胶片,图像模糊,胶片发黄变色;造成磁粉脱落,音像不清。
        (2)档案害虫的危害:档案害虫是指直接或间接危害档案的昆虫,如毛衣鱼、东方蜚蠊、书虱、黑皮蠹、烟草甲、药材甲等。其危害是取食载体材料和档案装具用品,蛀损和污染档案,有些昆虫携带多种致病菌和赃物。
        (3)鼠类对档案的危害
        以其尖利的牙齿啃咬档案,档案会变得千疮百孔,甚至变为纸屑,老鼠对档案的破坏是毁灭性的。
        第二、有害生物的防治
        (1)有害微生物的防治:①做好档案形成过程中的虫霉预防:档案纸张材料应采用无酸纸(中性或弱碱性纸)。②做好档案利用过程中的虫霉预防: 保持阅档室洁净卫生;翻阅珍贵档案原件时,应配戴洁净手套;利用后的档案经过消毒处理后,方可入库。③严格控制库房温湿度:14-24℃,  60%;霉菌最适18-28℃,70%。④防尘即防霉:保持库内外清洁,定期除尘。⑤做好防霉防菌工作:采用安全有效的防霉剂(香叶醇长效抗霉灵和樟脑等)。⑥做好灭菌工作:物理灭菌和化学灭菌(物理方法除霉是通过温度、射、声波、渗透压等物理措施除霉的方法。化学方法除霉是使用化学药剂对档案霉菌进行薰蒸或擦拭以杀灭档案霉菌的方法。)
        (2)档案害虫防治:①改善库房建筑,保持库房良好的密封性能。库房门、窗要少且无缝隙、无破损,所有门窗要安装纱门、纱窗。切断昆虫进入渠道。库房采用钢筋水泥或石质地基,进行防潮隔热处理。有白蚁的地区地基要用毒土处理。②严格控制库房温湿度。③做好档案入库前的检疫和处理。档案接收以后,必须进行严格杀虫灭菌处理。档案经过杀虫灭菌处理后,应在过渡间单独存放一段时间,并检查杀虫灭菌的效果。经检查确认档案害虫、霉菌全部死亡,档案方能入库;如果经过检查,仍发现有活虫或霉菌,还必须再次进行杀虫灭菌处理,直至活虫、霉菌全部灭净后档案方能入库。④选用对档案制成材料无不良影响的档案装具保存档案,并随时搞好库内外清洁卫生。⑤药物防虫:中草药驱避剂、防蠹纸、樟脑。⑥做好除治工作:化学杀虫和物理杀虫(物理杀虫是利用高温、低温、辐射、低氧等物理方法杀灭档案害虫的方法。主要有:低温冷冻杀虫、微波杀虫、远红外线辐照杀虫、钴60—γ射线辐照杀虫、气调杀虫等。化学杀虫是利用投放化学药品杀灭档案害虫的方法,化学杀虫药剂分为薰蒸剂、触杀剂、胃毒剂等。用于档案害虫防治的化学杀虫剂要求高效、广谱、低毒、低残留、残效期长且对档案制成材料无明显不良影响。杀虫剂主要有:磷化铝、溴甲烷、环氧乙烷、硫酰氟等)。
        (3)老鼠防治方法。鼠类是档案的大敌,档案部门必须树立常备不懈的防鼠、灭鼠思想,采取有效的措施,以确保档案的安全。
        第三,应用药物与器械防鼠。
        ①具体防鼠措施:第一,在建筑档案库房时考虑防鼠措施;第二,消除鼠类的栖息条件,即库内保持干净整洁,库房不靠近厨房和餐厅;
        ②灭鼠措施:大致分物理学灭鼠法(鼠夹、捕鼠笼、捕鼠箭、套鼠法、粘鼠法),化学灭鼠法(使用胃毒剂和熏蒸剂)和生物学灭鼠法等三大类。
        具体方法:.
        网:把室内外鼠洞堵死,墙根压实使老鼠无藏身之地,才易被发现便于捕杀。
        查:查鼠洞,摸清老鼠常走的鼠道和活动场所,为下毒饵、放鼠器提供线索。
        捕:用特制捕鼠用具如鼠笼、鼠夹、电猫、粘鼠胶等诱捕。
        毒:用敌鼠钠盐与稻谷、面粉等食物做成毒饵,放在老鼠出没的地方,毒杀老鼠效果较好。敌鼠钠毒饵老鼠食后4-6天死亡;磷化锌毒饵老鼠食后24小时内死亡;毒鼠磷毒饵老鼠食后10小时后死亡。

     

  • 档案室及档案室工作

        一、档案室的定义
        档案室是各机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等组织机构统一保存和管理本机构各部门形成的全部档案,并为本机构各项工作提供档案与档案信息服务的内部机构,有的机关称之为档案处或档案科。它是整个档案工作的基础:机关档案室是国家全部档案不断补充的源泉,整个国家档案的完整程度和连续积累,首先决定于档案室;在全国档案管理组织体系中,档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨;作为先期保管具有长远价值档案的过渡性机构,档案室为档案馆创造工作条件,尤其是对档案馆的档案质量具有决定性的影响。就目前来说,档案室是国家档案与档案信息管理组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
        二、档案室的职责
        1、贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;
        2、指导本单位文件、资料形成积累,并做好归档工作;
        3、统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;
        4、监督指导所属机构的档案工作。
        三、档案室的性质
        档案室是管理本单位形成的档案,并提供档案为本单位各项工作服务的工作机构。档案室工作是一项专门工作,具有自己的特殊性质。
        1、档案室工作是史料性工作,是维护单位历史真实面貌的重要工作。
        档案是单位各方面工作活动的真实记录。它记述了党和政府的方针政策和人们进行工作的思想意图,成功的经验和失败的教训,反映了一定历史阶段的社会政治、经济和文化状况。档案室的工作就是收集和管理这些档案,维护档案的完整和安全,使档案再现当时的历史面貌,从而保障单位历史的延续和发展。
        2、档案室工作是条件性工作,是提高单位工作效率和工作质量的重要条件。
        各单位的工作,是延续不断地进行,档案是前人智慧的结晶,今天的工作要借鉴过去的经验,一个人的记忆有限,要靠查考档案。制订计划、总结工作、执行政策、处理各种问题等,都要查考档案。档案室为单位工作人员提供科学的依据和准确的信息,减少无效劳动和重复劳动。
        3、档案室是服务性的工作,是单位业务工作的组成部分。
        档案室工作,一方面为单位工作服务,另一方面为有关单位提供材料,当然首先是为本单位的领导工作服务。为领导提供过去的工作情况、材料、数据,以便领导查考,帮助领导及时地作出决策,处理问题。其次,各业务部门在进行工作中,也都需要查考利用档案。在许多专业主管机关,档案室是一个必不可少的业务环节,本身就是业务活动不可分割的一部分。比如公安机关、检察院、法院形成的诉讼、案件档案,是立案审判过程的记录和反映,是进行审判工作的工具。
        4、档案室工作是社会各项事业同档案工作联系的纽带之一。
        社会各项事业同档案工作是性质、对象、任务不同的工作,但是,无论哪一个部门,哪一个行业的工作,必须产生档案、利用档案。所以,社会各项事业同档案工作有着必然的联系,档案室工作正是维系这种联系的纽带。各级档案行政管理部门通过这个纽带,可以将监督、指导的职责在各单位落实,使社会各项事业的活动记录,研究成果得到安全维护,社会各部门、各行业也可以通过这个纽带了解档案工作、认识档案工作。从而支持档案工作。
        5、档案室工作是国家档案事业的基础。
        在整个国家档案事业中,档案室工作处于一个相当重要的地位。①档案室保管的档案是国家档案事业的物质基础。全国档案室保存档案的总和,是国家全部档案的主要组成部分。整个国家档案的完整程度和延续积累,首先取决于档案室,它是国家档案资源延续和国家档案文化财富积累的主要源泉。②档案室工作是国家档案事业的工作基础。在全国档案事业管理体系中,档案室保存的档案数量最多,发挥的现实作用最大,而且档案室机构和从业人员也最多,因此,档案室工作的质量和水平,对整个国家档案工作的质量和水平有着重要的影响。③档案室工作是国家档案馆工作发展的前提。从档案事业发展史上看,档案室先于档案馆产生。可以说,没有档案室工作的不断发展,就没有国家档案馆的产生和发展。正是无数个档案室源源不断地向国家档案馆输送补充档案,档案馆工作才有可能在不断丰富馆藏的基础上提高和发展。
        四、档案室的地位
        档案室的各单位中的地位,既不是凌驾于各业务部门之上的特殊地位,也不是处在可有可无的低微地位,而是处在单位办公室(秘书科)内的与各业务部门有密切联系的地位。有的档案室是独立的职能部门,处在与各业务部门同等的地位。但是,它不同于直接从事物质生产的部门,而是为生产部门提供条件的后勤部门;它不同于履行单位主要职能的部门,而是为职能部门服务的辅助部门;它不同于直接创造精神财富的部门,而是精神财富的储存保管部门。因此,不能把档案室的地位提得过高,也不能把档案室的地位放得过低。过高了,不符合实际情况;过低了,不利于档案工作的开展。要正确认识档案室工作是单位各项工作中不可缺少的环节,把档案室放在适当的应有的地位上。
        五、档案室的任务
        档案室工作,是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务。《档案法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》,对档案室的任务都作了明确规定,其基本任务有五个方面:
        1、贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全档案工作的各项规章制度。档案室是国家档案事业的基层组织,必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策,依法从事本单位的档案工作,这是做好档案室工作的基本前提。同时,为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策,档案室还应该采取一系列有效的措施,建立健全本单位档案工作的规章制度,使本单位的档案工作有章可循,从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道,这是开展档案室工作的基本保证。
        2、对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导。档案室的档案,来源于本单位文书部门和业务部门,案卷质量的高低,与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求,档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导,以保证归档案卷的质量,这是国家赋予档案室的权力。
        3、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案,积极提供利用。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心。因此,要创造良好的基础和物质条件,确保档案的完整与安全。管理是手段,利用是目的。档案室工作的根本目的,就是充分发挥档案的作用,为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效,是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏,直接影响档案室的发展,影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用,就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点,编制各种检索工具和参考资料,开展各种利用工作,变被动服务为主动服务。
        4、对所属单位的档案工作进行监督和指导。按照档案工作统一领导、分级管理的原则,各专业主管机关的档案部门,除管理好本单位的档案外,还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。
        5、依法向档案馆移交档案。《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案,一方面,它是本单位形成的,对本单位有用,要在本单位保存;另一方面,它又是国家的,对国家各项工作有用,又需要移交给国家档案馆保存,在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务。按照《机关档案工作条例规定》,“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右;省辖市(州、盟)和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右,连同目录数据库软盘、案卷目录(一式三份)和有关的检索工具、参考资料,一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体,应统一向一个档案馆移交。”
        档案室不仅要按照移交范围向档案馆移交档案,而且移交的档案要符合一定的质量要求。在移交前,要根据档案馆接收档案的要求,进行以下方面的工作:
      (1)根据国家档案局制订的档案保管期限表,对本单位保存的应该移交的档案进行鉴定,确定移交范围;
      (2)对应移交的档案进行质量检查,对不符合要求的案卷进行必要的加工调整;
      (3)对发现遗缺未归档的文件材料要进行收齐补充;
      (4)对案卷内字迹褪色洇化的材料要进行登记修复;
      (5)修改或重新编制检索工具和有关的参考资料。
        准备工作做好后,经过档案馆验收,认为合格,双方办理交接手续。
        6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
        六、建立档案室管理规章制度
        1、立卷归档制度
        2、档案工作人员岗位职责
        3、档案库房管理制度
        4、档案室安全保卫制度
        5、档案资料查阅利用制度
        6、档案保密制度
        7、本单位归档范围与保管期限表

  • 什么是档案工作

        一、档案工作的概念
        档案工作,简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括:档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法,通常称为档案工作“七个环节”。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业,包括档案事业管理和档案资源管理两项工作。
        1、档案事业管理:包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作,要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。
        2、档案资源管理;是对各种形态的档案进行具体的技术性管理,它又分为档案实体管理和档案信息管理。档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定,分工负责。
        (1)档案实体管理,是指对档案的实体进行收集(归档)、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。
        (2)档案信息管理,是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。
        二、档案工作的基本内容
        通常所说的档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。各项档案业务工作解释:
        1、档案收集工作,就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料,按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾,它是档案工作的起点,是档案工作的第一个环节,也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。
        2、档案整理工作,是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目,使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用。
        3、档案鉴定工作,是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用,通过甄别档案的价值,确定期保管期限,把已失去价值的档案剔除销毁。
        4、档案保管工作,是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因,档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务,就是克服与限制损毁档案的各种因素,努力延长档案的寿命,维护档案的完整与安全。
        5、档案的统计工作,是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。就是通过以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。
        6、档案的编目和利用工作。为了满足特定的各种利用要求,需要为提供档案准备好直接的辅助手段,并通过各种方式实际地提供档案和有关资料,这就形成了档案的编目和提供利用工作。
        三、档案工作的基本原则
        《档案法》指出:我国档案工作“实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用”。维护档案完整与安全,便于社会各方面利用,是档案工作统一领导、分级管理的根本目的。统一领导、分级管理是我国档案工作的管理体制,有三层含义:
        为了适应社会主义事业发展的需要,统一指导全国档案工作,在长期的实践过程中,逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则,这个基本原则是:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”。
        这一原则的基本思想包括三个方面:
        第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理,即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导,是社会主义社会的必然产物,它以社会主义的经济、政治制度为前提,并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲,就是:
        1、各单位各种门类和载体的档案,均由本单位档案室集中管理;档案中需要长远保存的,由各级档案馆集中保管。
        2、全国档案工作,由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。
        3、全国档案工作统一于党的领导。
        第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整,有两个方面的含义:一方面,从数量上,要保证档案的齐全,不使应该集中保存的档案残缺短少;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面,要维护档案的有机联系,不能人为地割裂分散,或者零乱堆砌。维护档案的安全,也有两方面的含义:一方面,力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;另一方面,要维护档案免遭意外的破坏,不失密。
        第三、体现了档案工作的根本目的,规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案,是档案工作的出发点,并且支配档案工作的全过程。
        四、档案工作的组织体制
        (一)档案管理工作机构的分类
        从广义上讲,目前我国档案工作组织由档案行政管理部门(即各级档案局)、档案资源管理机构(即各级各类档案馆、档案室)、档案教育科研学术机构、档案宣传出版机构、档案中介组织等几大类别组成。各种档案工作机构之间主要具有以下关系::
        一是国家档案局主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度、监督和指导;
        二是上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系;
        三是各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系;
        四是各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案(文件)工作具有执法监督和业务指导的关系;
        五是同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间,具有依法移交和接收档案的关系;
        六是单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。
        从狭义上讲,我国档案工作组织主要由档案局、档案馆、档案室三部门组成。
        1、档案行政管理部门(即各级档案局):
        按照《档案法》的规定,各级档案局的基本职责是在统一管理党、政档案工作的原则下,分层负责地掌管全国档案事务,对全国档案与档案信息管理工作进行监督、检查与指导。
        2、档案馆
        由国家综合档案馆、专业专门档案馆和部门档案馆构成。
        各级综合性档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门,是各级党委和人民政府的科学文化事业机构,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
        专业专门档案馆是指收藏某一方面、某一专业或某种载体形态档案的事业机构。目前我国已建立的专门性档案馆有中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、中国电影资料馆、中国现代文学馆、城建档案馆等。
        部门档案馆是指专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。目前我国已建立的部门性档案馆有外交部档案馆、交通部档案馆、铁道部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆等。
        档案馆的基本任务是:集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体包括:接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;通过多种方式,积极开展档案资料地利用工作;参与编史修志的工作。
        3、档案室
        档案室是各机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等组织机构统一保存和管理本机构各部门形成的全部档案,并为本机构各项工作提供档案与档案信息服务的内部机构,有的机关称之为档案处或档案科。它是整个档案工作的基础:机关档案室是国家全部档案不断补充的源泉,整个国家档案的完整程度和连续积累,首先决定于档案室;在全国档案管理组织体系中,档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨;作为先期保管具有长远价值档案的过渡性机构,档案室为档案馆创造工作条件,尤其是对档案馆的档案质量具有决定性的影响。就目前来说,档案室是国家档案与档案信息管理组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
        档案室的基本任务是:集中统一地管理本机构各部门形成地各种门类和载体地全部档案,为本机构各项工作服务,为党和国家积累档案史料。具体包括:①对机构文书部门和业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 ②接收和保管本机关各部门交来的档案材料,进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究,积极开展利用工作,同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料,配合档案提供利用。③定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。④在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。⑤贯彻执行党和国家档案工作的法律法规,提高档案工作的现代化管理水平及办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
        (二)档案管理工作机构的设置
        1、单位档案室——各级各类机关、团体、企业、事业单位和其它组织内设立档案室;
        2、文件中心——集中保管并提供利用机关、事业单位处理完毕的文件的机构。文件由文件中心管理的单位,原则上不再设立档案室;文件未纳入文件中心管理的单位,应设置档案室管理档案。
        3、各级各类档案馆——中央和各省、市、县综合档案馆(公共档案馆),中央和国家各部门档案馆,专门档案馆,企业档案馆;
        4、各级档案局——国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门,《档案法》的执法主体。
        五、档案工作的性质
        档案工作是一项专业性、服务性、机要性的工作,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作必要条件。做好档案工作,不仅是当前工作的需要,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。其基本性质是:
        1、档案工作是一项管理性的科学性的工作
        一方面,就总的档案工作看来,档案工作是专门负责管理历史文献——档案的一种独立的专业,属于国家科学文化事业的组成部分,档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。另一方面,从特定的部门、一定单位的档案工作来看,它又是某种工作管理的组成部分。档案,就其保存和流转归宿的程序,可以分作档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案,是本单位职能活动的历史记录,档案室工作既是档案事业的组成部分,又是机关或单位秘书工作的一部分。
        2、档案工作是一项服务性的条件性的工作
        从档案工作同其他工作的关系来说,它属于一项服务性的、条件性的工作。档案工作虽然也是一项研究性的工作,但是档案部门研究档案、进行编著等活动,其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要,为党和国家各项工作提供档案材料。档案和档案工作来源于各项社会活动,又因各项社会活动的需要而存在,并在为各项社会需要服务中得到发展。档案工作的服务性,是档案工作赖以存在和发展的基本因素。
        3、档案工作是一项政治性的工作
        档案工作的政治性表现在档案为谁所有,为谁服务,受到什么阶级利益的制约。在我国,档案工作不是一般的服务性行业,它是巩固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当前的社会主义现代化建设事业中,档案工作必须把工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心上来。
        档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性,要正确处理机要性和服务性的关系。档案工作的机要性,是由档案本身的特点以及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。

  • 什么是档案

        一、档案的词源
        档案不是近代或现代才有的,它的历史大约已有五千年,我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。
        中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的,其称谓在殷商为“册”、“典”,西周为“中”,春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。至于“档案”一词,最初可能使用于明末清初,而见于文字材料则始于清代。
        “档案”作为一个词语而出现,始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年(1638年)正月甲午日记载中。清康熙十九年(1680年)《起居注册》记载:该年十月,在批阅秋审众犯册时,“上问:‘马哈喇之父与叔皆没于阵,本身亦有功牌,其罪如何?’大学士明珠奏曰:‘马哈喇之父、叔阵没,皆系松山等处事,部中无档案,故控告时部仪不准。’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词,而且还可以看出,当时王朝断案是重视以档案为根据的。
        对于“档案”一词的最早解释,其文字记载是约成书于康熙四十六年(1707年)的杨宾的《柳边记略》。该书说:“外边文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存储年久者曰档案、曰档子,以累计多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者,亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
        从语义学意义上来看,“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”,《康熙字典》解释为“横木框档”,即木架框格的意思;“案”,《说文解字》解释为“几属”,即小桌一类的东西。由此引申,又把处理一桩事件的有关文件叫做一案,并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用,就是存入档架收贮起来的案卷,而把放置档案的架子称作档架,把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来,但是其含义已经得到了深化和发展。
        二、档案的定义
        根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。国家档案局2000年12月发布的行业标准DA/T1-2000《档案工作基本术语》将档案的定义表述为:“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
        上述档案定义表达了七个方面的含义:档案形成的时间(历史性);档案产生的主体(多元性);档案来源渠道(广泛性);档案形成的特点(原始性);档案保存的目的(价值性);档案表现的形式(多样性);档案本质属性(记录性)。
        对档案的定义可从四个方面加以理解:
        1、产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人,表现出多元性的特点。由于主体不同,就产生了档案的不同所有权——分别属于国家、集体、私人(个人、家庭、家族)所有。从来源看,档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动,反映了档案内容的广泛性。
        2、档案的基本属性——原始记录性。这是档案的主要特点和本质属性。因为档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料,所以档案注重原本、原稿和孤本。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。记录性是指:从内容上看,档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果;从形式上看,档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。
        3、档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值:一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看,档案是真实可靠的,具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看,档案信息可供各项工作借鉴、参考。
        体现档案基本价值的,主要体现在六个方面,即:机关工作的参考凭据;生产建设的参考依据;政治斗争的必要手段;科学研究的可靠资料;宣传教育、文化建设的生动素材;维护合法权益的法律证据。
        4、档案形式的多样化。从记录方式来看,有文字书写(刻铸)、图表绘制、声像摄录、电子数码等;从阅读方式来看,有直读的、机读的;从载体形式来看,古今中外形式多样,如:甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。
        从档案形式的多样化中可以看到,档案的形式是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配,中外档案经历了大致相同的演变过程,即:最初以自然物作为记录材料,后来发展到以纸张为记录材料,进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程,反映了社会的进步和发展。
        三、档案的分类
        按照档案形成的不同领域,档案可分为文书档案、科技档案(如基建设备档案)、专门档案(如会计档案、诉讼档案等)。
        按照档案载体形式划分,可分为纸质档案、电子档案和特殊载体档案(包括声像档案、实物档案等)。
        四、档案的作用
        档案之所以需要保存,并且能够世代流传,是因为它具备特有的作用。
        1、是机关工作的凭据。档案是机关过去工作活动的记录,又是机关日后继续工作的重要条件。利用档案,有助于提高机关工作效率和工作质量。
        2、是生产建设的参考依据。档案反映了经济活动的情况,能为以经济建设为中心的现代化建设提供档案信息,对制订经济计划、检查和总结、推广先进生产技术和管理经验,以及防止自然灾害等方面,都是重要的参考材料。
        3、科学研究的可靠材料。档案记录了前人科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容,任何科学研究都离不开档案,尤其是历史科学研究,在我国凡对历史研究有成效者,莫不得力于档案。
        4、是政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的发展状况,这些材料,自古以来就是阶级统治和政治斗争的工具。在阶级社会里,国家机关形成的档案,总是代表着统治阶级的意志,记录着统治阶级在统治时期的各方面活动的历史真实。我们党和国家一向重视利用档案作为政治斗争的可靠依据和锐利武器。
        5、是宣传教育的生动素材。利用档案写回忆录、著书立说、演讲报告、举办各种展览等,可以用来对人民进行革命传统教育,爱国主义教育。

  • 珍贵档案 (Precious Archives)

    具有重要赁证作用和价值的、不可替代的、年代久远的历史档案。

  • 艺术档案

    指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录,是宝贵的文化遗产。艺术档案工作是文化工作的重要组成部分,也是国家档案工作的组成部分。

  • 两个转变,两个体系

    即“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识,重视所有涉及人的档案的价值,建立覆盖人民群众的档案资源体系”;“转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用,重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识,像重视机关团体利用那样重视人民群众利用,建立方便人民群众的档案利用体系。”

  • 项目文件 (records of project)

    项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件,项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

  • 单位工程 (subunit of project)

    单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。